EASTER FETISH MEETING 2021

Exposanteninformatie

actueel exposantenplan

De volgende exposanten hebben ook interesse getoond voor 2021

  • 6imSinn
    (Latex mode van Glanzglück en Raction, latex korset en maskers van JazzyFashion, schoenen van Pleaser van 35 tot 47, lederen tuigje en accessoires, mogelijk stimulerende huidige producten)
  • Rosengarn – Latexdesign by Karin Plum (Collektion Latex-Street-Style)
  • Fantastic Rubber (catsuits, korsetten, heupboosters)

Tentoonstellingsconcept

Vanwege de grote respons op het afgelaste evenement 2020 van Covid-19 heeft het Orga-Team besloten om ook in 2021 een “in-house tentoonstelling” te organiseren op het gebied van fetish-apparatuur (van latex, leer, zwepen, staal, korset, vinyl, bondage en en ). We zien dit nog steeds als een promotie van de aantrekkelijkheid van het evenement als geheel, een ander hoogtepunt van ons evenement.

Ons exposantenconcept voor deze eigen beurs heeft als doel een aantrekkelijke financiële basis te creëren voor middelgrote, kleine en zelfs micro-ondernemingen (Etsy & Co.) uit de fetisjwereld om hun producten te presenteren en toegankelijk te maken voor een groter publiek zonder dat er een organisator aan te pas hoeft te komen. Dit alles binnen een tijdsbestek waarin ze nog iets uit het evenement zelf halen.

Tegelijkertijd wil en kan het Orga-Team geen professionele beursexposant zijn in de conventionele zin van het woord, die als “organisator” voor alles zorgt. Als privé-team hebben we daarvoor noch het wettelijke kader, noch de mogelijkheden of de financiële of temporele vrijheid. Wij coördineren echter, samen met een ervaren partner uit de exposantensector, het contact met het hotel zonder eigen geldelijke deelname op welke manier dan ook, blijft het belangrijkste aanspreekpunt voor u. En natuurlijk doen we ons best om geschikte en interessante exposanten te vinden.

Ons concept:

  • Het bezoek aan de beurs is gratis voor alle bezoekers en bewoners van het hotel.
  • Als kermismoment plannen we de Paaszaterdag van 13-18 uur en de Paaszondag van 12-16 uur. Uiteraard laten we ons leiden door de wensen van de exposanten als groep, neem contact met ons op als u op tijd veranderingen wilt doorvoeren, die door iedereen worden ondersteund.
  • De duur van de reservering (1 of 2 dagen) wordt door elke exposant individueel op voorhand bepaald, gelieve onze coördinator hiervan op de hoogte te brengen.
  • In de aanloop naar het evenement zal het organiserende team met alle exposanten en volgens hun wensen afstemmen wie welke ruimte op welke dag met wie en samen met wie zal bezetten. Met Alexandra Schumacher (6imSinn), zelf een ervaren exposant, hebben we hiervoor een uitstekende consultant gevonden.
  • De standgelden worden eerlijk verdeeld en zijn pas ongeveer 4 weken voor aanvang van het evenement verschuldigd.
  • Een contractuele verbintenis komt pas tot stand met de overeenkomstige verbintenis tijdens de gedetailleerde planning van de interne beurs vanaf medio januari 2021. Waarvandaan slechts een zuivere “interesse in deelname” met een overeenkomstige vermelding met naam en weblink in de lijst van de exposanten op deze pagina.
  • De individuele exposanten worden informeel begeleid door het Orga-Team en contractueel door onze exposantenadviseur als “meester-exposant”, contact met het hotel is niet nodig.

 

Details van het concept:

  • Het hotel biedt in totaal 6 verschillende, individueel te boeken kamers op de 1e verdieping (kamers A…F). Ook voor 2021 zouden we ons in eerste instantie beperken tot deze 1e verdieping. Indien nodig kan ook de 2e verdieping worden gehuurd, maar dan alleen als geheel, omdat deze niet los van elkaar kan worden gezien. Vanwege de ligging zou kamer A over het algemeen worden gebruikt als “speelkamer”. Tussen de meeste ruimtes zijn er verplaatsbare, afneembare scheidingswanden, zodat er een grotere aansluitende ruimte kan worden gecreëerd. In het 2020-concept met 10 bedrijven waren dit de ruimtes B+C+D. De deur in “C” kan dan worden aangepast aan het brandbeveiligingsconcept van het hotel (zie het kamerplan hieronder).
  • Onze ervaren partner uit het exposantengedeelte zal als professionele “meester-exposant” naar het hotel toe optreden als contractuele partner en het totale contract voor alle kamers en de gehele periode afsluiten. De kosten worden dan verdeeld naar rato van de verhouding van de gewenste individuele ruimte per stand en dag ten opzichte van de som van alle gewenste standruimtes per dag ten opzichte van de totale kosten voor de gehuurde kamers per dag. De in de kosten inbegrepen BTW kan dan later na het evenement worden verdeeld en door de fiscus pro rata worden terugbetaald binnen de deelnemende exposanten, op voorwaarde dat men zelf recht heeft op aftrek van BTW.
  • Prijzen, 1e verdieping (alles gecoördineerd met het hotel, er zijn geen verdere verborgen kosten):

– Kamer A á 200,00 € per kamer en per dag (52qm)

– Kamer B á 200,00 € per kamer en per dag (48qm)

– Kamer C á 400,00 € per kamer en per dag (ca. 100qm)

– Kamer D á 300,00 € per kamer en per dag (ca. 80qm)

– Kamer E á 200,00 € per kamer en per dag (38qm)

– Kamer F á 200,00 € per kamer en per dag (38qm)

Een voorbeeld van kostentoerekening vindt u hier:

Kamerplan:

Raumplan 1.Stock

Voorwaarden:

  • Het organiserende team bepaalt uiteindelijk samen met onze exposantenadviseur wie waar binnen de geboekte ruimtes geplaatst wordt. Wensen met betrekking tot wie graag met wie werkt, de aanwezigheid van noodzakelijke muren etc. worden uiteraard zoveel mogelijk in aanmerking genomen. Als we vanwege Covid-19 een passende regeling moeten treffen, dan werken we die uit in contact met het hotel.
  • Het contract met het hotel moet ten minste drie weken voor het evenement worden gesloten. Dit betekent dat de bijbehorende kraamkosten uiterlijk tegen die tijd moeten zijn ontvangen.
  • Er zijn geen vaste tijden voor de montage en demontage, graag coördineren met de anderen, natuurlijk zijn er geen contractuele boetes voor vertragingen, enz.
  • Er zijn geen kosten voor een eindschoonmaak. Mits de expositieruimte schoon wordt teruggegeven of zoals we die hebben aangetroffen bij de overname van het hotel, worden er geen extra kosten in rekening gebracht. Anders gelden de voorwaarden van het desbetreffende individuele contract voor kamergebruik tussen het hotel en de “meester-exposant”. Door de overdracht van de pro-rata standkosten (gepland voor begin maart 2021) gaan de deelnemende exposanten er impliciet mee akkoord dat de voorwaarden van het “Expositiecontract” tussen het hotel en de “Meester-exposant”, in het bijzonder met betrekking tot de schoonmaakkosten, op dezelfde manier op hen van toepassing zijn in overeenstemming met de respectievelijke pro-rata deelname. Met andere woorden, indien er schade optreedt, is elke onderneming wettelijk verplicht om deze overeenkomstige bijkomende kosten te dragen in overeenstemming met haar totale aandeel en deze onverwijld aan de dan genoemde “Meester-exposant” over te dragen na een overeenkomstige controle van de ontvankelijkheid van de vorderingen van het hotel.
  • Gebruik de bestaande goederenlift, niet de personenlift.
  • U kunt de vrijdag al gratis gebruiken om uw stand op te zetten, maar er is nog tijd op de ochtend van de beurs. De expositieruimte wordt ‘s nachts afgesloten. Demontage en terugkomst dan alstublieft tot zondag 24 uur.
  • De kamerprijzen zijn inclusief tafels, stoelen en stopcontacten, maar exclusief eventuele extra vloermatten die door het hotel worden verstrekt, met uitzondering van de matten die al op de kamer zijn geïnstalleerd. Verlichtings- en kleedkamers dienen door elk bedrijf te worden meegenomen, indien nodig, of te worden gedeeld met een naburige stand.

 

Ten slotte: Gebruik ons contactformulier als u geïnteresseerd bent, wij nemen dan contact met u op. Zoals hierboven beschreven, is een verbintenis tot de definitieve overeenkomst in januari 2021 een pure uiting van uw belangstelling. U ontvangt dan automatisch nieuwsbrieven en informatie en wordt opgenomen in de exposantenlijst.

Elke aantrekkelijkere exposant op de lijst verhoogt automatisch de aantrekkelijkheid en de aantrekkingskracht van de beurs en het hele evenement. Het Orga-Team en de Fetis bedanken u.

Noot voor exposanten: Als de Corona-beperkingen het toelaten in april 2021, verwachten we, net als in 2020, ook in 2021 met ongeveer 450-550 hotel- en dagjesmensen op zaterdag en ongeveer 350-450 op zondag. We hebben een klein aantal tweepersoonskamers die tot 1 maart 2021 van het hotel worden achtergehouden. Informeer het organisatieteam als u als exposant op korte termijn een overnachting in een hotel nodig heeft en u deze niet via de reguliere kanalen kunt krijgen.